Stuurgroep

Voor alle duidelijkheid herhalen we dat het OGC standpunt ten aanzien van “good project governance” en “project ownership” acht van de twaalf verantwoordelijkheden van de Project Board die Balanse Consultancy in haar werkwijze kent eveneens hanteert. 

 

Hierna behandelen we de volgende vier door het OGC benoemde verantwoordelijkheden van de Project Board die de kansen op een succesvol project verhogen als de Project Board ze waar maakt: Effectief Delegeren,  Multifunctionele Integratie Realiseren, Toewijzen van Resources en Effectieve Besluitvorming Realiseren

 

Effectief delegeren

De Project Board moet effectief delegeren.  Dit betekent niet dat de Project Board haar verantwoordelijkheden overdraagt of afschuift.  Dat was het beeld voorheen vaak, zeker vanuit de optiek van opdrachtgevers. Dit beeld is wat ons betreft al jaren achterhaald. 

 

Het Fase Contract

Effectief delegeren hield en houdt voor ons in dat per fase van een project de opdracht van de Project Board aan de Project Manager vernieuwd wordt. 

 

Ook het OGC draagt nu dit standpunt uit: elke fase wordt gereviewed en afgesloten, waarna de initiatie van de nieuwe fase begint met een review van de planning, resourcing etc en er tenslotte voor die nieuwe fase door de Project Board een formele goedkeuring van de detailplanning voor die fase wordt gegeven voordat de Project Manager aan die fase begint. Naast de project opdracht en het project management contract zijn er dus net zo veel fase contracten als project fases.  

 

Prince2 werkt product georiënteerd. De eenvoudigste benadering tot faseren is dan het benoemen van fases per (deel-) product (of productgroep). De fases kennen dan allemaal hetzelfde stramien: de fase wordt gepland en goedgekeurd, het product wordt gerealiseerd, het product wordt getest en gereviewd, het product wordt opgeleverd, het project wordt geaccepteerd, de fase wordt afgesloten.   

 

BC vindt tevens dat daar waar mogelijk de in een fase opgeleverde (deel-)producten ook onmiddellijk in gebruik moeten worden genomen.  Het project waar de producten deel van uit maken is gebaseerd op een businesscase die een aantal resultaten nastreeft ten bate van de organisatie.  Derhalve dienen  baten die (sneller) kunnen gerealiseerd worden met ingebruikname van (deel-)producten uit een fase ook zo snel mogelijk te worden gerealiseerd door in gebruikname van die (deel-)producten. De voordelen hiervan zijn:

 

·               Baten worden sneller gerealiseerd

·               Baten worden sneller zichtbaar

·               Gebruikers blijven makkelijker betrokken

·               De kans bestaat dat de baten hoger uitpakken dan geraamd in de businesscase

·               Onverwachte negatieve effecten worden sneller zichtbaar

·               Direct in gebruik nemen van (deel-)producten maakt het dus mogelijk sneller en beter te sturen in de realisatie van de business case en signaleert daardoor vroegtijdig als de business case niet klopt en het project dus veranderd of afgebroken moet worden. Dat spaart ergernis, tijd en kosten.

 

Effectief delegeren, zodanig dat de controle over het project en haar fases door de Project Board wordt behouden en zij haar verantwoordelijkheid kan nemen en waarmaken, doet men dus door per fase een contractuele afspraak te maken met de Project Manager als bestuurder van het project in de dagelijkse gang van zaken. Bij het opleveren van een fase wordt na evaluatie van die fase, planning van de komende fase en review van die komende fase mede op basis van die planning ook de verwachte situatie rondom de businesscase opnieuw ingeschat. Pas daarna wordt een beslissing Go/No Go gegeven voor het al dan niet voortzetten van het project met de start van de volgende fase. 

Comments